Nelle Aziende, le attività delle persone sono organizzate in processi. In alcuni casi si tratta di processi non proceduralizzati, derivati per lo più da un modus operandi stratificato nel tempo e diventato consuetudine (ricevo una mail, richiamo il venditore, mi confronto al telefono con il credito, stampo un documento e lo archivio, e via dicendo).
In altri casi, invece, i processi sono più “guidati”, lungo percorsi stabiliti e monitorati (inserisco i dati in un Software CRM, questi dati vengono trasferiti, manualmente o automaticamente, al sistema gestionale, e via dicendo).
In generale, comunque, nelle Aziende, anche le più strutturate dal punto di visto informatico, o forse ancora di più in queste, i processi iniziano su un sistema informativo e terminano su un altro. Prima e dopo dell’interazione con i sistemi informativi, vengono scambiate informazioni, dati, documenti in modalità destrutturata. Si stima che circa il 70% delle informazioni che transitano lungo un processo sia gestito tramite mail e tramite file Excel.
La distribuzione di dati su più sistemi informativi, spesso non “comunicanti” tra loro, e l’impossibilità di tenere traccia/registrare i dati e le informazioni gestite in modo destrutturato, non permettono di avere il controllo del processo nella sua interezza e, soprattutto, non permettono di avere la piena governance del processo stesso.
Disporre di tutti i dati di log in tempo reale, così da poter conoscere in ogni momento come sta procedendo una singola istanza, o mediamente come stanno performando nel loro insieme tutte le istanze attive, risulta estremamente difficile se non impossibile.
E questo ovviamente si ripercuote sull’efficienza nel dare risposte pronte e nel prendere le decisioni più opportune.
Akili Lab ha sviluppato una piattaforma, denominata T-CONTROL, che permette il disegno prima, e la governance poi di processi anche complessi. “Preleva” i dati di log dai Database già presenti in azienda (se accessibili), struttura gli step di processo non presidiati da sistemi informativi (così da intercettare quel 70% di dati e informazioni oggi non tracciato) e completa la raccolta di dati nei casi di Database non accessibili.
In questo modo si permette il controllo e il monitoraggio dei processi e la registrazione di ogni fase durante tutta la loro esecuzione. Questo permette di conoscere sempre in tempo reale l’avanzamento del processo. T-Control, quindi, può essere visto come un unico tavolo virtuale intorno al quale sono chiamati ad intervenire i vari attori del processo, anche esterni all’azienda, al momento corretto e per eseguire esattamente in task previsti.
