Certamente uno dei processi “base” in ogni azienda. Gli ordini vengono prontamente caricati sul gestionale e da qui tutte le fasi successive, dalla produzione o presa in magazzino, trasporto, fatturazione, ecc. sono perfettamente gestite.

Spesso, però tutto ciò che avviene “prima” del caricamento dell’ordine segue processi non sempre o non completamente strutturati. E questo, lo sappiamo, non li rende monitorabili e controllabili….

I tempi di evasione di un ordine sono giudicati troppo lunghi da agenti e clienti, l’amministrazione vendite è sotto pressione, ma non si riesce ad oggettivare “perché”, e “a che punto”, ci sono rallentamenti.

Ancora una volta, un’applicazione Software di controllo processi come T-Control può arrivare ad automatizzare e controllare l’intero processo di inserimento di un ordine.

Un piattaforma pensata per essere il “tavolo di lavoro” comune di agenti e/o rivenditori, amministrazione vendite, capi area e direttori vendite, credito, amministrazione  a cui ognuno si siede, al momento giusto, per dare il suo contributo il più possibile guidato e automatizzato:

  • unifica in un unico strumento la raccolta delle informazioni necessarie per le approvazioni (es. prezzo di listino e di vendita, condizioni di pagamento) e dei documenti da presentare
  • propone in automatico i documenti da raccogliere a seconda del tipo di vendita (noleggio, vendita, ecc.)
  • permette un primo esame della conformità dei documenti allegati già da parte dell’agenzia o del venditore
  • sottopone la pratica all’amministrazione vendite e gestisce eventuali rifiuti (motivazione e ri-invio automatico) o richieste di ulteriori livelli di approvazione
  • archivia i documenti nel sistema documentale
  • visualizza lo stato di avanzamento della raccolta di documenti per ogni pratica
  • invia notifiche e/o solleciti secondo regole prestabilite, sulla base dei tempi intercorsi tra una fase e l’altra
  • propone una chat “intelligente”, integrata nel processo, che permette interazioni rapide e registrate ad esempio tra agente e capoarea. I dati inseriti, ad esempio la concessione di uno sconto particolare, influiscono sul processo approvativo successivo.